Du lundi 24 au mercredi 26 avril 2023, les acteurs des directions centrales du ministère de l’administration territoriale de la décentralisation et du développement des territoires (MATDDT) participent dans la ville de Tsévié, à un atelier de formation axé sur la gestion des archives. Initiative dudit ministère, cet atelier est organisé avec l’appui de l’agence allemande de coopération internationale pour le développement, la GIZ à travers son programme décentralisation et gouvernance IV (PRODEG IV).
L’objectif général assigné à cette rencontre est d’assurer une bonne gestion des archives à travers le renforcement de capacités des cadres au niveau central, déconcentré et décentralisé du ministère de l’administration territoriale.
Il est précisément question de présenter le cadre légal et les fondamentaux de gestion des archives ; outiller les participants sur les cas pratiques de gestion et traitement des archivages ; expliquer la politique et pratiques de conservation et préservation des documents ; animer des travaux pratiques matérielle des documents sur l’organisation du séminaire-atelier de renforcement des capacités à tous les niveaux de la pyramide ; et de la maîtrise de l’historique et de l’évolution de la gestion des archives et du dépôt légal au Togo.
Les archives sont créées à des fins de mémoire, pour « garder une trace » immédiate (vérification de faits), cumulative (transfert d’expertise) ou à long terme (informations authentiques). Leur importance cependant est devenue telle dans la vie des collectivités comme dans celle des individus, en raison de la surproduction croissante des « papiers », que des moyens parfois grandioses sont envisagés, ici ou là, pour leur ménager la place qu’elles méritent.
De délaissées qu’elles étaient, les archives sont devenues une des préoccupations de l’administration, d’où l’intérêt d’offrir aux documents un traitement efficace.
Durant ces trois jours de formation dont deux de théorie, les formateurs aborderont diverses thématiques relatives au sujet à travers la présentation des modules, puis la phase technique et conclure avec un suivi et évaluation.
La cérémonie d’ouverture des travaux a été présidée au nom du ministre d’Etat, par le directeur de cabinet du ministère de l’administration territoriale, de la décentralisation et du développement des territoires, monsieur Robert Baoubadi Bakaï. Celui-ci a rappelé que c’est dans le cadre du renforcement des directions centrales du ministère que le ministre d’Etat, Payadowa Boukpessi a planifié la redynamisation de la direction des archives et du dépôt légal, à travers la dématérialisation, la digitalisation des informations, la documentation et le renforcement des capacités des cadres et personnel du ministère.
« Si nous nous référons à nos services, combien de fois n’avons-nous pas cherché des documents précieux en vain ? Dans quel état se trouvent ces documents dans nos bureaux ? Dans quel état se trouvent nos dossiers dans nos différents services ? Cette situation dans nos milieux de travail, donne des fois l’image d’une insalubrité qui repousse le visiteur. Quant aux employés, elle constitue pour eux une perte de temps au moment de la recherche d’une information pour la prise d’une décision ou la conduite d’une action », a relevé le représentant du ministre.
Abordant les résultats attendus de la présente formation, le directeur des archives et du dépôt légal du ministère de l’administration, Katchèki Hèzouwè Kaditche a fait savoir qu’au terme des trois jours, « Nous voudrions que désormais, nos documents soient mieux archivés afin de permettre leur bonne conservation ainsi que leur retrouvaille ».
A l’occasion, Le représentant de la cheffe programme ProDeG IV de la coopération technique allemande GIZ-Togo, monsieur Ba Nabine Mocktar Sangbana, a pour sa part, noté qu’à première vue, il n’existe pas de lien manifeste entre le programme et la gestion des archives. Et pourtant les archives constituent, l’un des socles les plus importants de la bonne gouvernance. « La gestion des archives constitue un véritable défi surtout par rapport à l’information sensible. C’est une gestion qui ne saurait être improvisée. Il faut des ressources humaines qualifiées, une règlementation, du matériel et de l’espace. Il faut mettre en place des processus »., a-t-il renseigné en assurant l’engagement de la GIZ aux côtés du Togo.
Précisons que ce séminaire-atelier est le premier d’une série d’ateliers qui seront organisés dans les prochains jours, à l’intention des préfets, des maires, des secrétaires généraux des préfectures et des mairies des cinq régions administratives.